Dormindo com o inimigo. Fraudes, desvios, malversações

Recuperei hoje o texto, abaixo, escrito ainda em 2015 e não publicado. Um pensar e alerta sobre fraudes, desvios e desmandos que pessoas podem cometer intencionalmente nas organizações. Vai aqui postado numa homenagem ao amigo Controller Mateus Solana,  expert na área, que inclusive me presenteou com seu livro Fraudes, Riscos e Prevenção. 

Dormindo com o inimigo. Fraudes, desvios, malversações nos negócios 

                      -  Celso Gagliardo -

Enquanto você trabalha duramente na direção de seus negócios, planejando, desenvolvendo produtos, ampliando a carteira de clientes, analisando indicadores e corrigindo os rumos, algo pode estar minando aos poucos o patrimônio do empreendedor.

Afirmações como essas soam estranho, de certa forma. Mas a vivência no mundo dos negócios permite garantir que nem tudo é ético, correto, dentro de uma organização. Organizações são feitas de pessoas, e pessoas falham, são imperfeitas, têm seus limites e nalgumas vezes mudam seus comportamentos até por conta dos fatos e das emoções recentes.

Felizmente a grande maioria que compõe uma força de trabalho é de gente boa, que faz do trabalho seu meio de vida, e que se mantem alinhada aos princípios da boa conduta. Alguns até contribuem de maneira especial com a organização, denunciando desvios, abusos, desperdícios de quaisquer ordens.

Falando disso, é preciso dizer que existem atos que geram prejuízos, mas não são intencionais. São frutos de falhas individuais, descuidos e mau desempenho, desatenções havidas ao longo da jornada, por vezes em decorrência da fragilidade do processo de trabalho.

O risco é quando pessoas resolvem usar inteligência e energia para o mal. Pensar em como sangrar a empresa. Envolvendo uma ou mais pessoas, ao invés de usar o tempo produtivo para desenvolver bem o seu trabalho, para o que são pagos, passam a pensar no mal, ou em como praticar o mal, como engendrar uma possível fraude na tentativa de levar vantagem, obter algum bem ou valor pelo meio aparentemente mais fácil, ainda que tipificado no Código Penal.

Quando estamos falando de uma pequena organização, um comércio ou mesmo pequena atividade fabril o “dono” e seus familiares estão próximos, quase sempre vigilantes com os pontos-chave do negócio, controlando para que tudo se desenvolva dentro da normalidade, sem desvios, desperdícios, ralos que podem ir sugando a empresa.

A probabilidade de fraude aumenta a medida que o negócio cresce. Mesmo que estabelecendo os mecanismos de controle as organizações ficam mais expostas, dado que mais gente, processos e rotinas mais complexos, jornadas de trabalho diferenciadas com turnos ininterruptos alcançando até os finais de semana. O “olho do dono” passa a ser o olho do gestor, o encarregado, o coordenador, um gerente.

Vemos, nalgumas oportunidades, gestores profissionais recomendando aos acionistas do negócio medidas para aprimorar o controle e reduzir a possibilidade de desvios e fraudes. Mas tudo custa, mesmo que um simples conjunto de câmeras de vídeo. E surgem as discussões sobre se “compensa” ou não manter certa estrutura, um serviço de auditoria ou mecanismo voltado para detectar possível ação do mal.

As organizações crescem, muitas vezes são bem sucedidas por conta de bom desempenho e caráter das pessoas que gravitam em torno do negócio. Mas não há como negar que sempre haverá fragilidades e ameaças. Desde o desvio de materiais, matéria prima, ou produto acabado. Outras vezes as vantagens ilícitas são tramadas fora das linhas da empresa, em acertos decorrentes de favorecimentos numa cotação, por exemplo, direcionando-se a compra para fornecedores que possam estar agradando funcionários estratégicos além da qualidade e preço de seus produtos ou serviços.

Cada empresa tem que analisar os riscos à luz de seus negócios. Mesmo em departamentos administrativos podem surgir desvios de conduta, como adoção de funcionários “fantasmas” em folha de pagamento, pagamentos indevidos em folha, etc..

Numa oportunidade pudemos auxiliar a identificar ao longo de muita análise e observação que a fraude dava-se no recebimento da matéria-prima, cuja entrada fiscal era como sendo de “primeira’, o que ocorria somente na parte superior da carga. Recebedores habilitados deixavam passar, isto é, aceitavam a condição do fornecedor embora isso gerasse desvios indesejáveis no processo.

Noutra ocasião o desvio era pelo lixo. Aliás, o descarte de inservíveis é uma válvula já bem conhecida. Por ali podem sair aquilo que não mais serve, mesmo, mas também material nobre, como metais de valor ou mercadorias que depois são “pescados” fora do âmbito das organizações.

Normas e procedimentos bem definidos, gestão transparente, códigos de ética e auditorias independentes são mecanismos adotados por organizações saudáveis que pretendem coibir práticas irregulares e mal feitos. Nada assegura correção absoluta. A medida que o negócio se avoluma há que se prever em orçamento custos decorrentes de medidas para salvaguardar o patrimônio.

Fechar os olhos para essa possibilidade, como que “o que se perde não compensa o custo do controle”, ou que “o molho fica mais caro que a macarronada” pode gerar certas facilidades que estimulem o mal - associações criminosas gerando situações inimagináveis em favorecimento de alguns e comprometendo o resultado do empreendimento.

Aliás, o velho ditado popular já nos manda o recado-alerta de que “a ocasião faz o ladrão”.